Geheimhouding

Gedurende een tijd van crisis zijn er veel onzekerheden. Ook voor or-leden. Directies zijn volop bezig met het maken van plannen om de organisatie door de crisis te loodsen. Inkrimpingen en bezuinigingen zijn aan de orde van de dag. De or krijgt hier vaak veel voorstellen voor, onder strikte geheimhouding. Hoe ga je hier het beste mee om?

Wanneer de directie de or plannen bekend maakt onder strikte geheimhouding, is het goed om als or met de directie afspraken te maken over verschillende zaken.

Welke informatie valt wel, en welke informatie valt niet onder de geheimhouding?

• Hoe lang duurt de geheimhouding?
• Richting welke personen geldt de geheimhouding? Is het de or bijvoorbeeld wel toegestaan om met vakorganisaties of een adviseur te spreken over de plannen?
• Kort samengevat moet je een overeenkomst over geheimhouding aan de volgende drie punten toetsen: wat, wie, hoe lang.

Soms kunnen er stukken zijn waarin bepaalde delen al wel gedeeld kunnen worden en bepaalde onderdelen nog niet. Bepaal dan ook welke onderdelen onder de geheimhouding vallen en zet niet het hele stuk direct onder ‘vertrouwelijk’.

Het is voor de or zaak om de juiste afspraken te maken, zodat het nog wel in redelijkheid mogelijk blijft om de plannen op de juiste wijze te beoordelen en met deskundigen er over te spreken. Ook is voor te stellen dat de or graag de mening van de achterban wil weten over bepaalde plannen.

Wanneer de directie op geen enkele manier toestaat om met wie dan ook te praten over de plannen, kan de or naar de rechter stappen. Op grond van artikel 20.7 van de WOR kan hij de kantonrechter verzoeken een onredelijke geheimhouding op te heffen. Hij kan er ook voor kiezen om het anders aan te pakken. Een or kan bijvoorbeeld richting werkgever aangeven dat, zolang er geen werkbare afspraken rond geheimhouding zijn, ze niet met de behandeling van de adviesaanvraag kunnen beginnen. De werkgever heeft alle belang bij een advies, dus wellicht dat dit ook ruimte biedt voor een or.

Geheimhouding moet vooraf overeengekomen zijn. Mocht de werkgever kenbaar maken, staande een vergadering, dat voor het volgende punt geheimhouding geldt en de or op dat moment niet uit de voorwaarden kan komen, dan kun je er voor kiezen om het punt op dat moment dan ook niet te bespreken.

Er zijn een paar dingen waar de or rekening mee moet houden. Uiteindelijk moet het de or mogelijk zijn om de achterban te raadplegen. Probeer dus, indien noodzakelijk, op een creatieve manier met de werkgever overeen te komen hoe je wel kunt raadplegen.

Binnen de or mag er geen verschil in geheimhouding zijn. Als DB van een or moet je niet willen dat je geheime informatie hebt die je niet met de rest van de or mag delen. Je bent met elkaar als or gekozen door de medewerkers, laat daarin geen onderscheid tussen or-leden ontstaan.

In de praktijk blijkt het een erg weerbastig onderwerp. Geheimhouding lijkt door sommige werkgevers standaard op elk stuk gedrukt te staan. Dit is nooit de bedoeling van geheimhouding geweest. Jullie zijn de vertegenwoordigers van de medewerkers en er moeten wel hele gegronde redenen zijn om geheimhouding voor een beperkte periode af te spreken. Probeer met je werkgever (op voorhand) al afspraken hierover te maken. Laat het je als or niet op elk stuk opnieuw ‘overkomen’.

Recent ontving wij een adviesaanvraag onder geheimhouding. Voor ons is niet duidelijk hoelang de geheimhouding geldt. Blijft deze ook bestaan nadat wij een advies hebben uitgebracht?

De regel is dat de geheimhouding niet meer aan de orde is zodra de adviesaanvraag bij de or ligt. Immers, de or moet in de gelegenheid worden gesteld het advies met de achterban af te stemmen. Is er een langere periode van geheimhouding opgelegd of afgesproken, dan is het raadzaam dat de or met de bestuurder afspreekt wanneer de geheimhouding ten einde is. In de wet is niet bepaald wanneer de geheimhouding stopt.

Hoelang geldt mijn geheimhoudingsplicht, ook nadat ik uit de or ben gegaan?

Or-leden, commissieleden, de or-secretaris en geraadpleegde deskundigen zijn verplicht om alles wat hen tijdens hun or-werk ter ore is gekomen, geheim te houden (artikel 20 WOR). Ook die zaken waarvan de ondernemer, de or of de commissie(s) geheimhouding heeft opgelegd of waarvan zij moeten begrijpen dat die vertrouwelijk zijn, zijn zij verplicht om geheim te houden.

Ook als de or-werkzaamheden zijn afgerond of als het or- of commissielidmaatschap is geëindigd, blijft de geheimhoudingsverplichting van kracht.

Het is mogelijk om uitzonderingen te maken op de plicht tot geheimhouding, bijvoorbeeld als dat nodig is voor overleg, voor onderzoek of anderszins. Ook is het mogelijk om ontheffing van de geheimhoudingsplicht te vragen. Daarvoor moet degene die daarom verzoekt dan wel goede redenen hebben. Als degene die geheimhouding heeft opgelegd, weigert om de geheimhouding op te heffen, dan kan de kantonrechter om ontheffing worden gevraagd.

De bestuurder plakt regelmatig het etiket 'vertrouwelijk' op een stuk. Daardoor kan de ondernemingsraad medewerkers niet laten meedenken. Bestaan er regels op dat punt?

De wet kent alleen het begrip geheimhouding. Dat is niet overal hetzelfde als 'vertrouwelijk'. Het kan zijn dat de bestuurder er alleen maar mee wil aangeven dat het vroegtijdige dus deels onzekere informatie betreft. Hij wil dan niet dat er definitieve conclusies aan moeten worden verbonden. Allereerst moet de betekenis van 'vertrouwelijk' duidelijk zijn.

Legt de bestuurder echt geheimhouding op? Dan moet worden opgemerkt dat dit zich slecht verdraagt met de uitoefening van het advies- en instemmingsrecht. Als zo'n combinatie zich voordoet, is dat een goede gelegenheid om de redelijkheid van de opgelegde geheimhouding te laten toetsen door de bedrijfscommissie.