Zzp'er worden, welke stappen moet je doorlopen?

Stap 1: Oriëntatie

Het lijkt mooi om zelfstandig te werken en dat is het ook. Het hebben van een eigen bedrijf heeft echter ook nadelen. Je loopt namelijk risico's. Als zzp'er is dat risico niet heel groot, maar je hebt geen garantie dat je opdrachten - en dus inkomen - krijgt. Voordat je je eigen onderneming begint, is het daarom van belang om je ideeën te bespreken met je familie, vrienden en kennissen. En neem je tijd. Een goed idee is een goed idee, maar het kan verstandig zijn om je plan aan verschillende mensen voor te leggen en te heroverwegen. Zo weet je zeker dat je niet overhaast van start gaat. 

Stap 2: Maak een plan en kijk kritisch naar jezelf

Je hebt besloten om de stap te zetten: je wordt zzp'er. Wat is het eerste dat je moet doen? Toets of je idee voor een onderneming haalbaar is. Om dit te doen, maak je een ondernemingsplan. Je schrijft dit om voor jezelf en voor anderen inzichtelijk te maken wat het hebben van jouw eigen onderneming inhoudt. Dit plan is eveneens een middel om anderen te overtuigen dat jouw idee een goed idee is. Je kunt het bijvoorbeeld gebruiken om je financiëring rond te krijgen. De begroting van je bedrijf is een belangrijk onderdeel van het ondernemingsplan. Terwijl je werkt aan je ondernemingsplan, komen de sterke en zwakke kanten van je toekomstige onderneming aan het licht. Neem ze serieus. Bekijk je plan niet door een roze bril, maar wees kritisch naar jezelf. 

Stap 3: Kamer van Koophandel + btw-nummer

Je plan is rond en je hebt er zin in. Tijd om je onderneming officieel te maken. Dat doe je door een inschrijving bij de Kamer van Koophandel. Je doet dit door digitaal het inschrijfformulier in te vullen en je maakt online een afspraak bij een van de KVK-kantoren. Je hebt hierbij een geldig legitimatiebewijs nodig en betaalt direct de registratiekosten. Check vooraf goed welke documenten je mee moet nemen en aan welke voorwaarden deze moeten voldoen. Neem hierbij ook je ondernemingsplan mee. Zorg voor een goede bedrijfsomschrijving, die weergeeft wat je daadwerkelijk doet als ondernemer. Naar aanleiding van jouw bedrijfsomschrijving bepaalt de KVK medewerker samen met jou een passende SBI-code. Deze code wordt gebruikt door overheidsinstanties, brancheorganisaties, pensioenfondsen, banken en verzekeringsmaatschappijen.

Belangrijk! Vergeet in alle drukte niet het originele huurcontract, als dit eenmaal door beide partijen (huurder en verhuurder) ondertekend is, digitaal bij KVK in te dienen. Ook moet de bedrijfsomschrijving (en wellicht nog andere zaken) aangepast worden. Dit doe je via een online wijzigingsformulier. Wij passen dan de inschrijving aan, zodat de juiste gegevens op het uittreksel komen te staan.

Hoe krijg ik mijn btw-id en omzetbelastingnummer?

Hoe en welke nummers je krijgt, hangt af van je rechtsvorm:

Nummers voor je eenmanszaak

Als je je eenmanszaak inschrijft bij KVK, krijg je van de Belastingdienst binnen twee weken twee brieven. Een brief met daarin je omzetbelastingnummer en een brief met je btw-identificatienummer.

Waarom krijg je als eenmanszaak twee nummers?

Vroeger kregen eenmanszaken en zzp’ers een btw-nummer gebaseerd op het BSN. Met het gebruik van het nieuwe btw-id wordt het risico rond identiteitsfraude verminderd en de privacy versterkt. Eenmanszaken krijgen nu een btw-identificatienummer en een omzetbelastingnummer.

Nummers voor overige rechtsvormen

Een besloten vennootschap (bv) oprichten gebeurt via een notaris. De notaris richt de bv op en schrijft deze in het KVK Handelsregister. De Belastingdienst wordt hier automatisch over ingelicht en stuurt je binnen twee weken een brief. Ook bij de inschrijving van een vof, maatschap of andere rechtsvormen krijg je na inschrijving bij KVK binnen twee weken een brief van de Belastingdienst. In deze brief staan je btw-identificatienummer en omzetbelastingnummer. De twee nummers verschillen voor alle rechtsvormen (behalve de eenmanszaak) nauwelijks van elkaar. Alleen het btw-id bevat de letters NL en het omzetbelastingnummer niet. Voor 'niet-éénmanszaken' zijn de negen cijfers van het omzetbelastingnummmer/btw-id gelijk aan het RSIN dat VOF's, CV's, Maatschappen, BV's hebben (krijgen).

Stap 4: Modelovereenkomst

Je kan jezelf dan wel als freelancer of zzp'er beschouwen, dit betekent niet dat de Belastingdienst en UWV dit ook doen. Als je twijfelt of de werkrelatie die je hebt met jouw opdrachtgever wel door de Belastingdienst wordt beschouwd als een ondernemersrelatie, dan kun je gebruik maken van modelovereenkomsten.

Het is niet verplicht om een modelovereenkomst te gebruiken. Maar hoe weet je of het verstandig is om dit wel te doen? Lees dan eerst: Modelovereenkomst of niet? Volg het stappenplan

Als je een modelovereenkomst wilt gebruiken omdat je twijfelt of er sprake is van loondienst, dan kun je het beste kijken of je een geschikte modelovereenkomst kunt vinden. Deze vind je bij de algemene modelovereenkomsten of bij de modelovereenkomsten voor branches en beroepsgroepen.

Algemene modelovereenkomsten

De algemene modelovereenkomsten zijn breed toepasbaar. Zij dekken vrijwel alle soorten arbeidsrelaties waarin er geen sprake is van loondienst. Deze modelovereenkomsten zijn algemeen geformuleerd. Daarom is het belangrijk om goed na te gaan of de overeenkomst die je wilt gebruiken, past bij jouw opdracht en gemaakte afspraken. Dit kun je nagaan aan de hand van de toelichting bij de modelovereenkomst en de geel gemarkeerde bepalingen. 

Modelovereenkomsten voor branches en beroepsgroepen

De modelovereenkomsten voor branches en beroepsgroepen zijn opgesteld door verschillende branches en belangenorganisaties. Hierin zijn de specifieke omstandigheden die binnen een branche of beroep van toepassing zijn, verwerkt. Aan de hand van de toelichting bij de modelovereenkomst en de geel gemarkeerde bepalingen, kun je nagaan of de overeenkomst die je wilt gebruiken past bij jouw opdracht en gemaakte afspraken. 

Stap 5: Huisvesting

De meeste zzp'ers werken op locatie van de opdrachtgever en hebben geen bedrijfsruimte nodig. In andere gevallen moet je goed overdenken wat je beslist nodig hebt en wat dat kost. Je kan thuis werken of in een bedrijfspand. Verzamelgebouwen zijn ook goede opties. Waar je uiteindelijk ook voor kiest, je zult met een aantal zaken rekening moeten houden. Welke eisen stel je aan de ruimte? Wat is het bestemmingsplan van die ruimte? Kun je op die locatie eventueel uitbreiden? Welke regels gelden voor jouw bedrijfsruimte, val je onder winkel- of horecaruimte of onder kantoorruimte? Al deze zaken moet je goed uitzoeken voordat je uiteindelijk je keuze bepaalt. Op het Ondernemersplein helpen ze je met enkele vragen en doorverwijslinks.

Stap 6: Rechtsvorm

Als je een bedrijf start, dan zal je een rechtsvorm moeten kiezen voor je bedrijf. Veel zzp'ers werken als een eenmanszaak maar er zijn ook andere opties. Zzp is geen rechtsvorm, dus je kan ook niet inschrijven bij Kamer van Koophandel als zzp'er. Bij de keuze van een rechtsvorm spelen aspecten als kosten en fiscale - en juridische gevolgen een grote rol.

Bij het starten van jouw onderneming zal je ook een rechtsvorm moeten kiezen. Van belang daarbij is je startsituatie. Ga je alleen beginnen of samenwerken? Hoeveel privévermogen neem je mee en welk type belastingen worden geheven? Al deze zaken zijn van invloed op jouw keuze. Uiteindelijk kan je kiezen tussen verschillende rechtsvormen. Deze zijn onder te verdelen in rechtsvormen zonder en rechtsvormen met rechtspersoonlijkheid.

Rechtsvormen en aansprakelijkheid

Kenmerkend voor rechtsvormen zonder rechtspersoonlijkheid is dat je met je hele privévermogen aansprakelijk bent voor schulden van de onderneming. Je moet er rekening mee houden dat jouw echtgeno(o)t(e) ook volledig aansprakelijk zal zijn voor eventuele verliezen in de onderneming, als je in gemeenschap van goederen bent getrouwd. De eerstvolgende twee rechtsvormen vallen hieronder.

Eenmanszaak

De meest voorkomende vorm voor zzp'ers is een eenmanszaak en heeft het voordeel dat er weinig kosten aan verbonden zijn. Je hoeft niet je jaarrekening te laten goedkeuren door een accountant, je kunt zelf je belastingaangifte doen en ook is er geen belemmering voor het in dienst nemen van medewerkers. Het inkomen van de ondernemer is het resultaat van de eenmanszaak en is zodoende alleen belast in de inkomstenbelasting. Ook kun je eventuele investeringen verrekenen met eerder genoten inkomen. Zodoende kan het investeringsrisico sterk worden verlaagd. Je moet wel aan een aantal voorwaarden van de belastingdienst voldoen om in aanmerking te komen voor de verschillende ondernemersvoordelen (denk aan zelfstandigenaftrek, startersaftrek et cetera).

Vennootschap onder firma (vof)

De vennootschap onder firma komt neer op een eenmanszaak met meerdere eigenaren. Een vof hoeft zich alleen maar in te schrijven bij KVK. Om problemen te voorkomen is het verstandig om een oprichtingsakte bij de notaris op te stellen. Hierin kunnen dan zaken als inbreng, afspraken, taken en verdeelsleutel worden vastgelegd.

Ook de bevoegdheid van de firmanten moet goed in de notariële akte te worden beschreven. Bij de vof bestaat het zogenaamde vennootschapsvermogen (vermogen dat de oprichters hebben ingebracht) en het privévermogen. Privéschuldeisers van de firmanten kunnen geen beroep doen op het vennootschapsvermogen. Alleen zakelijke schuldeisers kunnen het vennootschappelijke vermogen aantasten.

Omdat een vof geen rechtspersoonlijkheid heeft, ben je als vennoot ook persoonlijk aansprakelijk voor de schulden van de vof, ook al heeft een andere partner de schulden veroorzaakt. Allereerst zal aanspraak worden gedaan op het vermogen van de zaak. Mocht dat ontoereikend zijn, dan kunnen schuldeisers aanspraken maken op het privévermogen van jou en je echtgenote. Het kan daarom verstandig zijn om huwelijkse voorwaarden op te stellen.

Besloten vennootschap (bv)

In een bv is het maatschappelijke kapitaal in aandelen verdeeld. Met dit kapitaal wordt een bepaald doel beoogd. De aandelen in een bv zijn niet vrij overdraagbaar en dienen door de aandeelhouders te worden volgestort (de aandeelhouder dient het geld dat de aandelen vertegenwoordigen in geld aan de bv te betalen). Voor het oprichten van een bv gelden enkele verplichtingen:

Je hebt een notariële akte nodig. Hierin staan de statuten. De notaris controleert de juridische kant hiervan.

De BV is een rechtsvorm met rechtspersoonlijkheid, of kortweg ‘rechtspersoon'. Een rechtspersoon is zèlf drager van rechten en plichten. Dit betekent dat bijvoorbeeld een ondernemer met een eigen bv in principe niet meer geld kan verliezen dan het bedrag waarvoor hij in de vennootschap deelneemt. De ondernemer kan met de oprichting van een rechtspersoon het risico beperken dat hij in de privésfeer financieel aansprakelijk is.

Commanditaire Vennootschap (cv)

De cv is een bijzondere vorm van de vof. Er worden namelijk twee vennoten onderscheiden. De commanditaire (stille) vennoot en de beherende vennoot. De eerste brengt slechts kapitaal in en is niet met zijn privévermogen aansprakelijk. De tweede drijft de onderneming en is persoonlijk en hoofdelijk aansprakelijk voor vennootschapsschulden. Wil een stille vennoot niet aansprakelijk blijven, dan zal hij zich niet moeten uitgeven en handelen als een beherend vennoot. Daarnaast mag de eigennaam van de stille vennoot niet in de naam van de vennootschap worden gebruikt. Van deze regel kan eventueel worden afgeweken.

De cv-vorm leent zich voornamelijk voor ondernemingen met financiers die de benodigde geldbedragen niet willen lenen, maar risicodragend ter beschikking van de vennootschap willen stellen. Ook bij het oprichten van een cv doe je er verstandig aan om onderlinge afspraken tussen maten of vennoten in een notariële akte vast te leggen. Om te beoordelen wat de juridische en fiscale gevolgen zijn van de door jou gemaakte afspraken kun je het beste een notaris in de arm nemen.

De maatschap

In een maatschap is sprake van een samenwerkingsverband tussen twee of meerdere personen (maten), die arbeid, geld of goederen inbrengen. De hoeveelheid van de inbreng hoeft niet gelijk te zijn. Alle verplichtingen tussen de maten onderling worden in een maatschapsovereenkomst bepaald. Bij de vormgeving van een maatschapsovereenkomst is het verstandig om er een deskundige bij te betrekken omdat de wetgeving hieromtrent nogal summier is. Elke maat is bevoegd om zogenaamde beheersdaden te verrichten tenzij anders vermeld in de maatschapsovereenkomst. Beheersdaden zijn handelingen die tot de normale gang van zaken in een maatschap worden gerekend.

Daarnaast zijn er nog beschikkingshandelingen die buiten de normale activiteiten vallen. Deze beschikkingshandelingen kunnen alleen door de maten gezamenlijk worden verricht. Als een van de maten, als bevoegd vertegenwoordiger van de maatschap, een overeenkomst sluit, dan zijn alle maten voor gelijke delen aansprakelijk. De winsten en verliezen van een maatschap worden verdeeld in verhouding tot ieders inbreng (tenzij anders afgesproken in de maatschapsovereenkomst). Een enkele maat mag niet alle winsten ontvangen, alle verliezen dragen is daarentegen wel mogelijk.

Heb je vragen of zoek je iemand die met je mee kan denken? Neem contact op met de ondernemersadviseurs van de RMU, Menno of Joakim!